Manualen för TellusTalk SignApp i Portalen
snabb och säker digital och elektronisk signering
TellusTalk Sign App är en komplett, modern webbtjänst för digital och elektronisk signering direkt i TellusTalk Portalen. Tjänsten är utvecklad för företag, kommuner och organisationer som ställer kompromisslösa krav på säkerhet, integritetsskydd (GDPR) och smidig administration. Oavsett om du hanterar enskilda kundavtal, flerpartsprotokoll eller återkommande personalblanketter ger Sign App dig full kontroll från förberedelse till arkiverat slutdokument.
Instruktionsfilm: TellusTalk Sign App
Se genomgången i videoformat med Jacquelines röst, tydliga undertexter och pedagogiska steg.
Vill du ha hela manualen sparad som PDF?
Ladda ner den fullständiga användarmanualen i officiellt A4-format – perfekt för utskrift, internutbildning och företagsarkivering.
Introduktion & Snabbstart
Behöver du skicka ett avtal för påskrift direkt? Signeringsflödet i TellusTalk Portalen är intuitivt utformat så att du kan slutföra och skicka iväg ett professionellt signeringsärende på under två minuter – helt utan tekniska förkunskaper.
Välj mall eller dokument
Ladda upp ett eller flera PDF-dokument (upp till 15 MB) direkt från din dator, eller välj en sparad mall under fliken 'Skapa' för att återanvända tidigare inställningar och roller.
Lägg till deltagare & roll
Fyll i namn, e-postadress eller mobilnummer. Välj önskad inloggnings- och signeringsmetod (t.ex. svenskt BankID) samt tilldela roll (undertecknare, granskare eller passiv åskådare).
Granska & skicka
Kontrollera förhandsgranskningen, anpassa avsändarnamn, skriv ett personligt följebrev eller aktivera automatiska påminnelser. Klicka på Skicka och följ sedan statusen i realtid.
Mottagaren behöver varken skapa konto eller ladda ner någon programvara hos TellusTalk för att signera. Inbjudan öppnas säkert via en krypterad webblänk på dator, surfplatta eller mobiltelefon, där legitimering sker med vald e-legitimation.
Översikten – Kontrollpanel & Mina jobb
När du öppnar Sign App i TellusTalk Portalen möts du direkt av Mina jobb. Detta är din centrala kontrollpanel där alla dina pågående, färdiga och sparade signeringsärenden samlas i en ren, överskådlig och sökbar tabell.
Dokumentstatusar i systemet
| Status | Förklaring | Tillgängliga åtgärder |
|---|---|---|
| Färdigt | Samtliga obligatoriska parter har undertecknat eller godkänt. Dokumentet är förseglat med kryptografisk tidsstämpel och ett juridiskt verifikationsblad har bifogats. | Ladda ner signerat PDF-original, visa verifikat, exportera revisionslogg. |
| Pågående | Inbjudningar har distribuerats via e-post eller SMS och ärendet väntar på att en eller flera deltagare ska slutföra sin signering. | Skicka manuell påminnelse, kopiera signeringslänk, avbryt ärende. |
| Utkast | Ärendet är påbörjat och sparat, men har ännu inte skickats iväg till deltagarna. | Fortsätt redigera dokument, lägg till parter, radera utkast. |
| Avvisat / Utgånget | En granskare eller undertecknare har aktivt nekat signering, eller så har ärendets förfallodatum passerats utan att alla skrivit under. | Granska avvisningsorsak, skapa nytt ärende baserat på samma underlag. |
Realtidsmätare och aktivitetsspårning (Penna, Öga, Tumme)
I kolumnerna för varje signeringsjobb ser du tre interaktiva mätare som ger dig direkt insikt i deltagarnas interaktion:
Registrerar hur många av mottagarna som har klickat på inbjudningslänken och öppnat dokumentet. Perfekt för att veta om kunden har läst avtalet innan du ringer för uppföljning.
Anger status för tilldelade Granskare. Visar om dokumentet har granskats och godkänts för signering eller om komplettering har begärts av någon granskande part.
En tydlig räknare (t.ex. 2/3) som anger exakt hur många av de obligatoriska undertecknarna som har slutfört sin e-signatur och hur många som återstår.
Förbered dokument & mallar
Under fliken 'Skapa' startar du ett nytt signeringsjobb. Du kan antingen ladda upp nya PDF-filer från datorn eller välja en förkonfigurerad mall för återkommande ärendetyper.
Regler och möjligheter för dokumenthantering
Systemet hanterar standard PDF-filer upp till 15 MB per dokument. Se till att dokumentet är i slutgiltigt skick innan uppladdning.
Laddar du upp flera dokument kan du välja om de ska slås samman till ett gemensamt signerat avtal, eller om varje fil ska signeras som fristående separata dokument i samma ärende.
Bifoga allmänna villkor, produktblad eller policydokument som stöddokument. Deltagarna kan läsa och ladda ner dem, men de kräver ingen egen signatur.
Lägg till deltagare & tilldela roller
I TellusTalk Sign App kan du involvera flera parter med olika ansvarsområden i samma signeringsflöde. Du styr exakt vem som ska skriva under, vem som bara ska granska och vem som endast behöver en slutkopia.
Deltagartyper och behörigheter
| Typ | Funktion i flödet | Typiska användningsområden |
|---|---|---|
| Deltagare Aktiv part |
Förväntas utföra en aktiv åtgärd: underteckna med e-legitimation, formellt godkänna innehållet eller fylla i interaktiva formulärfält. Ärendet kan inte slutföras utan deltagarens medverkan. | Kunder, motparter, VD, styrelseledamöter, anställda, firmatecknare. |
| Åskådare Kopia / Observatör |
Har inga signeringskrav och kan varken redigera eller godkänna. Får en länk för att följa ärendets status och får automatiskt en kopia av det slutgiltigt signerade och verifierade PDF-avtalet när alla parter signerat. | Ekonomiavdelningen, löneadministratörer, juridiska ombud, externa revisorer eller assistenter. |
Specialroller i detalj
En granskare måste granska och godkänna dokumentet innan signeringsprocessen startar för övriga parter. Om granskaren upptäcker felaktigheter kan personen avvisa eller till och med byta ut PDF-dokumentet direkt i gränssnittet utan att hela ärendet behöver raderas och återskapas. Först när granskaren godkänt går inbjudan ut till undertecknarna.
Har du en PDF med ifyllningsbara textrutor, kryssrutor eller datumfält? Genom att markera 'Fylla i PDF-formulärfält' får deltagaren möjlighet att mata in personuppgifter, belopp eller kommentarer direkt i webbläsaren innan de låser och signerar dokumentet.
Inloggning, signering & säkerhet
Säkerheten är grundbulten i TellusTalks plattform. Du kan anpassa både inloggningskrav och signeringsmetod för varje enskild part för att matcha gällande lagkrav, interna compliance-policys och mottagarens tekniska förutsättningar.
Stödda identifierings- och signeringsmetoder
- Svenskt BankID (Mobil & På fil): Marknadsstandarden i Sverige med högsta tillförlitlighetsnivå och full juridisk bindning enligt eIDAS.
- Freja eID+ (LoA3): Statligt godkänd svensk e-legitimation med fysisk ID-kontroll, idealisk för offentlig sektor, skola och vård.
- Nordiska e-legitimationer: Inbyggt stöd för norskt BankID och finska bankkoder (FTN Trust Network) för smidig gränsöverskridande handel i Norden.
- Engångskod (OTP via SMS eller e-post): Snabb och tvåfaktorsautentiserad metod för internationella motparter utanför Norden.
- Öppen åtkomst: För enklare samtycken där mottagaren klickar på sin personliga länk utan föregående inloggning.
Säkerhetsfunktioner i detalj
Det gröna hänglåset – Tvingande personnummerkontroll
När du anger en deltagares personnummer visas en hänglåsikon bredvid fältet.
- Låst hänglås (Rekommenderas): Signeringen kan endast slutföras om personen som legitimerar sig med BankID har exakt samma personnummer som du har angett. Om fel person försöker öppna eller signera avbryts processen direkt med ett tydligt felmeddelande.
- Öppet hänglås: Tillåter deltagaren att signera med vilket giltigt personnummer som helst. Detta är användbart vid ärenden till juridiska personer eller organisationer där du inte på förhand vet vilken firmatecknare som kommer att signera.
Många organisationer och myndigheter tvekar att skicka signerade avtal vidare till tredjepart eller externt på grund av risken för spridning av känsliga personuppgifter. Vanlig e-post och öppna dokument är inte byggda för att skydda sådan information.
När du aktiverar 'Dölj personnummer' tas personnumret bort helt från det synliga verifikatet och det färdiga avtalet. Inga personuppgifter hashas eller sparas i klartext på dokumentet. Precis som i TellusTalks skyddade meddelanden – där känslig data hålls isolerad i en säker svensk miljö och aldrig exponeras i öppna flöden – sker legitimeringen tryggt och verifierat via e-legitimation (t.ex. BankID eller Freja), medan själva avtalet rensas på känsliga personuppgifter. Avtalet behåller sin fulla juridiska giltighet, samtidigt som personnumret är helt skyddat mot obehörig insyn i enlighet med GDPR och principen om uppgiftsminimering.
Sekventiell signeringsordning (Steg 1, Steg 2...)
I många avtalsprocesser är ordningen avgörande – till exempel att kunden undertecknar avtalet innan företagets firmatecknare eller VD skriver under, eller att en nyanställd signerar innan personalchefen kontrasignerar.
I TellusTalk ställer du enkelt in turordningen genom att numrera stegen (Steg 1, Steg 2 osv.). Systemet skickar då inte ut inbjudan till deltagare i Steg 2 förrän samtliga deltagare i Steg 1 har slutfört sin signering.
Granska, anpassa & skicka
Innan du slutligen skickar iväg ärendet har du full frihet att profilera utskicket med ert varumärke, författa välkomnande meddelandetexter och konfigurera automatiska påminnelser.
Varumärkesprofilering & Anpassningar
- Avsändarens visningsnamn: Ange vilket företagsnamn som ska stå som avsändare i inbjudan (t.ex. "Företaget AB via TellusTalk").
- Företagslogotyp: Placera er egen grafiska logotyp i signeringsportalen så att mottagaren direkt känner igen ert varumärke när de öppnar länken.
- Försättsblad & Välkomsttext: Bifoga en personlig introduktionssida som presenterar avtalets syfte och vägleder undertecknaren.
- SMS och e-postmallar: Anpassa ämnesrad och meddelandetext så att tonen speglar er verksamhet.
Aktivera automatiska påminnelser som skickas ut med förbestämda intervall (t.ex. efter 3 dagar och 24 timmar före förfallodag). Systemet håller automatiskt ordning på vilka parter som ännu inte signerat och påminner endast dem.
Förutom automatisk distribution via e-post och SMS kan du kopiera deltagarens unika, krypterade signeringslänk med ett klick. Klistra in den i din egen e-post, i en chatt eller i ert CRM-system.
Smarta tips för administratörer
1. Sparade kontakter i SignApp (Autofyll)
Skickar du ofta avtal till samma personer – exempelvis interna chefer, återkommande underleverantörer eller styrelseledamöter? I SignApp sparas och hanteras dessa kontakter direkt under Inställningar > Applikationsinställningar > Kontakter (och inte i portalens allmänna adressbok).
Klicka på + under sektionen Kontakter för att spara dina återkommande deltagare. Mottagare bland dina sparade kontakter kommer automatiskt att föreslås för snabb ifyllning när du lägger till nya deltagare och undertecknare i ett dokument!
2. Användarens egna standardinställningar
Under Inställningar > Applikationsinställningar ställer du som användare själv (inte en administratör) in dina personliga standardvärden för signeringsflödet:
- Standard giltighetstid: Exempelvis 14 dagar innan ett avtal automatiskt förfaller.
- Standardspråk: Välj mellan svenska, engelska, norska eller finska för signeringsportalens gränssnitt.
- Påminnelseintervall: Automatiska påminnelser (t.ex. var 3:e dag) för att minimera manuell administration.
3. Åtgärder & Säkerhet
Längst ner under Applikationsinställningar finns sektionen Åtgärder. Observera att dessa åtgärder är permanenta och inte kan ångras:
- Radera alla dokument permanent: Raderar samtliga dina uppladdade och signerade dokument från systemet.
- Återställ inställningar: Återställer dina personliga inställningar och kontaktlistor till ursprungsläget.
3. Revisionsspår och Verifikationsblad
Varje slutfört avtal avslutas med ett juridiskt verifikationsblad som automatiskt sammanfogas med PDF-dokumentet. Verifikatet innehåller:
- Unikt transaktions-ID för ärendet.
- Exakt tidsstämpel (UTC och lokal tid) för inbjudan, visning, godkännande och signering.
- Metod för legitimering och undertecknande (BankID, Freja, OTP etc.).
- IP-adresser och tekniska verifikationsdata för samtliga parter.
- Kryptografisk kontrollsumma (SHA-256 hash) som garanterar att dokumentet inte ändrats.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
? Är en digital signatur via TellusTalk juridiskt bindande?
Ja, absolut. TellusTalk Sign App uppfyller kraven för avancerad elektronisk signatur (AdES) i enlighet med EU:s eIDAS-förordning (EU 910/2014) samt svensk avtalsrätt. En signering med svenskt BankID eller Freja eID+ har samma rättsliga status och bevisvärde som en traditionell underskrift med penna på papper.
? Behöver mottagaren ett konto hos TellusTalk för att signera?
Nej. Motparten behöver varken ladda ner någon applikation eller registrera ett konto. De klickar helt enkelt på den krypterade länken i SMS:et eller e-postmeddelandet, identifierar sig med sin e-legitimation (t.ex. Mobilt BankID) och signerar direkt i mobilens eller datorns webbläsare.
? Hur bevisas avtalets juridiska giltighet i efterhand?
Det slutgiltiga dokumentet förseglas med ett avancerat elektroniskt sigill och en kvalificerad tidsstämpel. Öppnar du den nedladdade PDF-filen i Adobe Acrobat Reader visas en grön bock med texten: "Signerad och alla signaturer är giltiga". Om någon skulle försöka manipulera en enda bokstav eller siffra i dokumentet efter signering bryts sigillet omedelbart och PDF-läsaren larmar.
? Kan jag ändra i ett dokument som redan har skickats iväg?
När en signering har påbörjats är dokumentets innehåll låst av säkerhetsskäl. Om dokumentet innehåller fel måste ärendet avbrytas i Mina jobb och ett nytt ärende skapas. Undantag: Om du har lagt till en Granskare som första steg kan denne byta ut filen innan själva signeringsinbjudan når undertecknarna!
? Vad händer om giltighetstiden går ut?
Om ett ärende når sitt förfallodatum innan alla har skrivit under markeras det som Utgånget. Signeringslänkarna inaktiveras så att ingen part kan signera ett inaktuellt avtal. Du kan enkelt duplicera ärendet och skicka ut det på nytt med förlängd giltighetstid.
? Hur fungerar funktionen 'Dölj personnummer' i praktiken?
När funktionen aktiveras raderas personnumret fullständigt från det genererade avtalet och det publika verifikatet. Legitimeringen genomförs mot BankID/Freja under kontrollerade och krypterade former i svensk molnmiljö, men dokumentet lämnar inte ut personnumret till obehöriga eller tredjepart. Detta ger 100% efterlevnad av GDPR och uppgiftsminimering.
Support & kontakt
TellusTalk Support & Kundservice
Har du frågor om funktioner, API-integrationer, företagsavtal eller behöver teknisk vägledning i TellusTalk Portalen? Vårt svenska supportteam finns tillgängligt för att hjälpa er snabbt och personligt.