TellusTalk Adressböcker
Hantera kontakter, segmentera med etiketter och mappa dynamiska datafält i Portalen
I TellusTalk Portalen fungerar Adressböcker som er organisations centrala register för mottagare av SMS och e-post. Här lär du dig hur du registrerar medlemmar, strukturerar med etiketter och egenskaper, använder avancerad filtrering med AND/OR-logik, administrerar behörigheter och exporterar kontakter.
Översikt över Adressböcker i Portalen
Adressböcker i TellusTalk Portalen gör det möjligt att lagra, organisera och söka bland tusentals kontaktpersoner. Varje kontakt kan innehålla telefonnummer, e-postadress, flexibla etiketter (taggar) samt dynamiska egenskaper (nyckel/värde-par).
Denna adressbok fungerar och används i portalens Skicka-vy (för SMS och skyddade meddelanden) samt i MailApp (för e-post). Den har ingen koppling till SignApp, eftersom digital signering har separata kontaktlistor och undertecknarregister. (I Skickavyn finns teknisk möjlighet att skicka signeringslänkar, men signeringskunder rekommenderas att arbeta direkt i SignApp).
Rekommendation: En adressbok och användning av etiketter
I portalen är det tekniskt möjligt att skapa flera olika adressböcker via rullgardinsmenyn. TellusTalks uttryckliga best practice och rekommendation är dock:
Vi rekommenderar att er organisation samlar alla kontakter i en gemensam adressbok och istället använder etiketter (tags) för att kategorisera mottagarna (t.ex. Personal, Kunder, Ledning, Jour, Stockholm).
- Bättre överblick: Alla kontaktuppgifter finns samlade på ett och samma ställe.
- Inbyggd dubblettkontroll: Portalen kontrollerar och förhindrar automatiskt att samma kontaktuppgift eller telefonnummer registreras flera gånger av misstag i adressboken.
- Inga dubbletter: Om en person byter telefonnummer uppdateras uppgiften en gång för alla.
- Flexibla målgrupper: En kontakt kan ha flera etiketter samtidigt (t.ex. både Personal och Skyddsombud). Vid utskick väljer du bara önskad etikett som målgrupp!
Steg 1: Lägg till medlem manuellt (Modalen)
För att registrera en enskild kontakt i den valda adressboken klickar du på knappen "Lägg till medlem". Då öppnas dialogrutan Lägg till medlem.
Fältet Adress
Här fyller du i kontaktens unika mottagaradress:
- Mobilnummer (för SMS): Ange i internationellt format (t.ex.
+46701234567) eller nationellt format (0701234567). - E-postadress (för MailApp): Ange kontaktens e-postadress (t.ex.
fornamn.efternamn@foretag.se).
Fältet Namn
Fyll i kontaktpersonens för- och efternamn eller företagets namn (t.ex. "Anna Andersson"). Detta namn visas i medlemslistan och kan användas som fältvariabel vid utskick.
Steg 2: Etiketter & Dynamiska Egenskaper
I modalen kan du tilldela etiketter och dynamiska metadata till kontakten:
Etiketter (Tags med Enter)
I fältet Etiketter skriver du ett ord och trycker på Enter. Då skapas ett tagg-chip (t.ex. VIP, Stockholm, Jour).
- En kontakt kan ha obegränsat med etiketter.
- Etiketter är grunden för segmentering vid utskick i Skicka och MailApp.
Egenskaper (Nyckel & Värde)
Under sektionen Egenskaper kan du lägga till anpassade variabler:
- Nyckel: Namnet på fältet, t.ex.
Kundnummer,Avdelning,OrtellerRegnr. - Värde: Det specifika värdet för kontakten, t.ex.
10482,Ekonomi,Göteborg. - Klicka på + Lägg till egenskap för att skapa fler rader. Dessa variabler kan användas för dynamisk fältfyllning vid massutskick.
Spara kontakten
Klicka på den gröna knappen "Spara" för att lägga till medlemmen i adressboken.
Steg 3: Avancerad sökning & filtrering med AND/OR-logik
Bredvid det vanliga sökfältet finns en grön filterknapp med en tratt-ikon. När du klickar på den öppnas portalens kraftfulla filtermeny.
Välj Logik: AND vs OR
I rullgardinsmenyn Logik styr du hur dina filterkriterier kombineras:
- AND (Måste matcha alla filter): Kontakten måste uppfylla samtliga ifyllda villkor (t.ex. ha etiketten VIP OCH namnet Karlsson).
- OR (Måste matcha något filter): Kontakten visas om den matchar minst ett av villkoren (t.ex. antingen ha etiketten Stockholm ELLER etiketten Göteborg).
Filtrera på fältnivå
- Adress: Filtrera fram kontakter med specifika riktnummer, domäner eller telefonprefix.
- Namn: Filtrera på kontaktpersonens namn.
- Etiketter: Välj önskat etikettfilter via rullgardinsmenyn (t.ex. Etikettfilter: Inga eller vald etikett).
- Egenskaper: Filtrera på anpassade nyckel/värde-fält.
Steg 4: Massimport via Excel & CSV
Har du befintliga kontaktlistor i ert CRM eller personalregister kan du enkelt läsa in dem till adressboken:
Klicka Importera
Klicka på knappen "Importera" i adressbokens toppmeny. Filformat som stöds är Excel (.xlsx, .xls) och semikolonavgränsad CSV (.csv).
Kolumnmappning & Validering
Mappa era kolumner till Adress (nummer/mejl), Namn, Etiketter och anpassade Egenskaper. Portalen validerar telefonnummer och e-postadresser och rensar dubbletter automatiskt.
Steg 5: Exportera kontakter (Bocka i kryssrutan)
För att ladda ner eller exportera kontakter från en adressbok finns en viktig funktion i portalens tabellgränssnitt:
Du måste alltid bocka i kryssrutan intill de medlemmar du vill ladda ner (eller bocka i rutan överst i tabellhuvudet för att markera alla). Annars kommer valet / knappen "Exportera" inte fram i gränssnittet!
Markera medlemmar med kryssrutan
Bocka i rutan för enskilda rader eller använd huvudkryssrutan för att välja alla kontakter i listan eller urvalet.
Klicka på Exportera
När minst en kontakt är markerad visas alternativet Exportera. Klicka på knappen för att ladda ner en fullständig fil (Excel eller CSV) med adresser, namn, etiketter och egenskaper.
Steg 6: Inställningar, Alias & Behörigheter för Adressboken
Klicka på Redigera adressbok för att öppna adressbokens dedikerade inställningssida.
Ändra namn på adressboken
I fältet Ändra namn på adressboken anger du det nya namnet och klickar på den gröna knappen Spara.
Alias för adressboken (System & API-resurs)
Under Alias för adressboken visas det unika resurs-ID:t (t.ex. addressbook:/id/.../key/...). Med kopiera-ikonen kopierar du resurslänken om adressboken ska refereras via TellusTalks API eller externa integrationer.
Hantera etiketter & egenskaper centralt
Här kan du få en samlad översikt över samtliga etiketter och metadatafält som används i den aktuella adressboken, samt redigera dem på övergripande nivå.
Ägare och behörighetsnivåer
Sektionen Adressbokens ägare visar resursägaren (t.ex. Jag) och Mina behörigheter visar dina aktiva rättigheter:
Auktoriserade användare (+ Ge åtkomst)
Under Administratörer / Auktoriserade användare kan du dela adressboken med kollegor i din organisation:
- Klicka på den gröna knappen + Ge åtkomst.
- Välj en användare i organisationen och tilldela önskade behörigheter (t.ex. endast läsrättighet eller full administratörsrätt).
Radera adressbok
Längst ner finns varningsrutan för att radera hela adressboken: "OBS! Radera bara adressboken om du är helt säker. Detta går inte att ångra."
Steg 7: Använd adressboken i Skicka och MailApp
När adressboken är upplagd är den direkt valbar i de två kommunikationstjänster som använder den i portalen:
I Skicka (SMS & Skyddade meddelanden)
Klicka på "Välj från Adressbok" i mottagarfältet. Välj adressboken eller filtrera på en specifik etikett för snabba SMS-utskick till hela personalen eller kundgruppen.
I MailApp (E-post)
Hämta adressbokens kontakter till mottagarfältet. Använd alltid BCC (dold kopia) vid utskick till flera mottagare för att uppfylla GDPR.
GDPR & Registervård
Eftersom personuppgifter sparas i Adressböcker tillhandahåller TellusTalk kraftfulla verktyg för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen:
- Rätten att bli raderad: Sök upp kontakten och klicka på papperskorgsikonen för att omedelbart radera personen från adressboken.
- Rättelse: Klicka på pennikonen på en medlemsrad för att uppdatera telefonnummer, namn eller egenskaper.
- Svensk datalagring: Samtliga kontaktuppgifter lagras säkert på TellusTalks egna servrar i Sverige under svensk jurisdiktion.
Vanliga frågor om Adressböcker (FAQ)
Varför kan jag inte använda denna adressbok i SignApp?
SignApp är TellusTalks dedikerade signeringsapplikation med egna register för avtalsparter och firmatecknare. Denna adressbok är byggd och optimerad för portalens Skicka-vy och MailApp.
Varför visas inte knappen Exportera?
Du måste alltid bocka i kryssrutan intill de kontakter du vill exportera (eller bocka i rutan i tabellhuvudet för att markera alla). Först då aktiveras och visas exportvalet.
Varför rekommenderar TellusTalk en adressbok istället för flera?
Genom att samla alla kontakter i en adressbok och använda etiketter (t.ex. Personal, Kunder, Ledning) slipper ni dubbletter och behöver bara uppdatera kontaktuppgifter på ett enda ställe.
Support & Teknisk hjälp
Vårt tekniska supportteam hjälper gärna till med Excel-filer, importmappning, behörigheter eller registervård i TellusTalk Portalen.
E-post: support@tellustalk.com
Telefon: 08-506 010 00
Webbplats: tellustalk.com