TellusTalk MailApp
Skapa, formatera och skicka professionell e-post direkt inloggad i TellusTalk Portalen
I TellusTalk Portalen fungerar MailApp som ert webbaserade verktyg för att författa, schemalägga och skicka e-postmeddelanden och informationsbrev. Tjänsten är kopplad till era auktoriserade företagsadresser, med full spårbarhet och leveransrapportering i realtid.
Översikt över MailApp i Portalen
När du loggar in i TellusTalk Portalen (k8api.tellustalk.com/portal) har du tillgång till era kommunikationstjänster under samma inloggning. MailApp är portalens dedikerade vy för e-postutskick.
I MailApp arbetar du direkt i portalens webbgränssnitt. Du behöver inte installera eller konfigurera något lokalt program på din dator utan sköter avsändarval, mottagare, meddelandetext, filbilagor och schemaläggning direkt i webbläsaren.
1. Auktoriserade avsändare
Välj bland organisationens verifierade e-postadresser och visningsnamn så att mottagarna ser vem som kontaktar dem.
2. Mottagarhantering & BCC
Skicka till enstaka mottagare eller flera adresser samtidigt. Använd BCC för att dölja adresser vid utskick enligt GDPR.
3. Textredigering & Bilagor
Skapa formaterade meddelanden med rubriker, punktlistor, länkar och bifoga PDF-filer eller dokument direkt i webbredigeraren.
4. Schemaläggning & Loggar
Välj omedelbart utskick eller planera sändning till ett senare datum. Följ upp leverans och status i portalens loggvy.
Steg 1: Välj avsändaradress & organisation i Portalen
Innan du formulerar ditt mejl väljer du vilken av organisationens e-postadresser som ska stå som avsändare.
Välj avsändarprofil i dropdown-menyn
Klicka på fältet Avsändare överst i MailApp. Rullgardinsmenyn visar de e-postadresser som er administratör har kopplat till er organisation, exempelvis:
info@foretaget.se– Lämpligt för officiella kundmeddelanden och allmän information.kundservice@foretaget.se– För ärenden där mottagare enkelt ska kunna svara tillbaka.faktura@foretaget.se– För ekonomiärenden och påminnelser.
Visningsnamn (Friendly Name)
Tillsammans med e-postadressen visas ert förinställda visningsnamn (t.ex. "Företaget AB" eller "Kundsupport"). Detta gör att mottagaren direkt ser vem som skickat mejlet innan det öppnas.
Om du behöver skicka från en ny adress kontaktar du er administratör eller TellusTalk Support så verifierar vi domänen med SPF och DKIM för högsta leveranssäkerhet.
Steg 2: Mottagare, Kopia & Dold kopia (BCC)
I MailApp kan du ange en eller flera mottagare för ditt utskick.
Ange e-postadresser i Till-fältet
Skriv in mottagarens e-postadress i fältet Till (t.ex. fornamn.efternamn@foretag.se).
- För flera mottagare skiljer du dem åt med kommatecken eller trycker på Enter.
- Portalen validerar syntaxen i realtid och markerar om någon adress har felaktigt format.
Kopia (CC) och Dold kopia (BCC)
Klicka på Visa CC/BCC för att styra hur mottagaradresserna syns för varandra:
- CC (Kopia): Alla mottagare ser vem som fått mejlet. Lämpligt vid intern samverkan eller mindre projektgrupper.
- BCC (Dold kopia): Mottagarna ser inte varandras e-postadresser. Rekommenderas starkt vid informationsutskick till externa parter och kunder för att skydda personuppgifter enligt GDPR.
Steg 3: Skapa meddelande (Ämne, text & bilagor)
Webbredigeraren i portalen gör det enkelt att författa tydliga och strukturerade meddelanden.
Ämnesrad (Subject)
Skriv en kort, relevant och beskrivande ämnesrad i fältet Ämne. Tydliga ämnesrader ökar öppningsfrekvensen och minskar risken för att mottagarens skräppostfilter reagerar.
Textredigerare & Formatering
I redigeringsrutan kan du använda verktygsfältet för att anpassa layouten:
- Använd fetstil och kursiv för att framhäva viktiga datum och åtgärder.
- Skapa lättlästa punktlistor eller numrerade instruktionssteg.
- Lägg till klickbara hyperlänkar till er webbplats eller interna sidor.
Bifoga filer & dokument
Under meddelandefältet finns sektionen Bifoga filer:
- Dra och släpp filer från din dator eller klicka på "Bläddra".
- Stödjer vanliga format som PDF (
.pdf), Word (.docx), Excel (.xlsx) och bilder. - Varje bifogad fil visas med namn och filstorlek så att du har full kontroll innan sändning.
Använda sparade mallar
Om ni skickar återkommande meddelanden (t.ex. möteskallelser, månadsbrev eller driftsmeddelanden) kan du välja en sparad mall via dropdown-menyn Mallar. Ämne och meddelandetext fylls i automatiskt.
Steg 4: Utskick & Schemaläggning i Portalen
När meddelandet är färdigt väljer du om det ska skickas omedelbart eller planeras till en specifik tidpunkt.
Förhandsgranskning innan sändning
Klicka på Förhandsgranska för att se hur mejlet ser ut för mottagaren. Kontrollera avsändarprofil, antal mottagare, ämnesrad och att eventuella bilagor är med.
Direktsändning vs Schemaläggning
I portalen har du två sändningsalternativ:
- Skicka direkt: Klicka på den gröna knappen "Skicka". Mejlet bearbetas omedelbart och levereras via TellusTalks säkra svenska mailservrar.
- Schemalägg: Klicka på "Schemalägg". Välj datum och klockslag i kalendern (t.ex. måndag morgon kl. 08:00) och bekräfta. Utskicket placeras i portalens schemaläggningskö.
Om du behöver ändra eller avbryta ett schemalagt mejl går du till Loggar › Schemalagda jobb i portalen innan sändningstidpunkten har passerat.
Steg 5: Loggar, Leveransstatus & Uppföljning
Alla meddelanden som skickas via TellusTalk Portalen sparas med full historik och spårbarhet.
Öppna Loggarna i Portalen
Klicka på Loggar i portalens toppmeny. Här listas alla utskick i kronologisk ordning med tidstämpel, mottagare, avsändare och aktuell status.
Tolka leveransstatus
| Status | Beskrivning | Åtgärd |
|---|---|---|
| ● Levererat | Mejlet har mottagits och kvitterats av mottagande e-postserver. | Ingen åtgärd krävs. |
| ● Väntar | Meddelandet ligger i kö eller mottagarens server har tillfälligt fördröjt leveransen (greylisting). | Systemet försöker automatiskt igen. |
| ● Misslyckat / Studs | Adressen finns inte, mottagarens inkorg är full eller avvisades av säkerhetsfilter. | Klicka på loggraden för att se felkoden och uppdatera adressen. |
Teknisk detaljspårning per jobb
Genom att klicka på en specifik loggrad öppnas detaljvyn med ett unikt Jobb-ID (UUID). Där framgår exakt tidpunkt då mottagande e-postserver kvitterade leveransen, samt eventuell serverrespons vid studs.
Vanliga frågor om MailApp i Portalen (FAQ)
Hur skiljer sig MailApp från Skicka och SignApp i portalen?
I TellusTalk Portalen är tjänsterna uppdelade efter kanal: under Skicka hanterar du SMS och skyddade meddelanden, under SignApp hanterar du digital signering med BankID/Freja eID, och under MailApp skapar och skickar du e-postmeddelanden. Alla nås med samma inloggning.
Hur säkerställer vi att mottagarna inte ser varandras e-postadresser?
Använd alltid fältet BCC (Dold kopia) när du skickar till fler mottagare. Då får varje mottagare ett eget exemplar utan att se övrigas e-postadresser, helt i enlighet med GDPR.
Vilken maxstorlek gäller för bilagor i MailApp?
Vi rekommenderar att hålla total bilagestorlek under 10–15 MB per meddelande så att mottagande servrar inte avvisar mejlet på grund av lokala storleksbegränsningar i deras inkorgar.
Hur länge sparas historiken i portalens loggar?
Lagringstiden styrs av organisationens Data Delete Policy under Inställningar i portalen. Ni kan ställa in automatisk gallring per meddelandestatus (t.ex. efter 30, 90 eller 365 dagar).
Support & Teknisk hjälp
Vårt tekniska supportteam hjälper gärna till med kontofrågor, avsändarprofiler, domänverifiering och inställningar i TellusTalk Portalen.
E-post: support@tellustalk.com
Telefon: 08-506 010 00
Webbplats: tellustalk.com